Rengastustoimiston kirjeenvaihto

Jokainen Suomessa rengastetun linnun löytäjä, löydetyn linnun rengastaja ja maallikkolöydön välittänyt rengastaja saavat tietokoneella tulostetun henkilökohtaisen kiitoskirjeen, josta käy ilmi linnun rengastus-, ja löytö- ja muut mahdolliset tiedot. Lisäksi ulkomailla löydettyjä renkaita koskevien kirjeiden kopiot lähetetään tiedoksi ao. maan rengastuskeskukselle, myös siinä tapauksessa, että löytöilmoitus ei ole tullut ko. rengastuskeskuksen kautta. Löytökirjeet tulostetaan vaihtoehtoisesti kymmenellä eri kielellä. Kielet ovat englanti, espanja, flaami, italia, norja, ranska, ruotsi, saksa, suomi ja tanska. Suomalaisista renkaista tulostetaan vuosittain noin 17 000 löytö- ja 3 000 kontrollikirjettä.

Rengastustoimisto välittää myös tiedot kaikista Suomessa löydetyistä ulkomaisista renkaista ao. rengastuskeskukselle ja vastauksen saatuaan toimittaa kiitoskirjeen edelleen suomalaiselle löytäjälle. Ulkomaisia renkaita koskeva kirjeenvaihto käsittää vuosittain 900 kiitoskirjettä ja 600 yhteydenottoa ulkomaisiin rengastuskeskuksiin.

Koti- ja ulkomaisilta tutkijoilta sekä viranomaisilta saadaan vuosittain kymmeniä aineistopyyntöjä. Toimisto käy myös aineistojen esikäsittelyn ja tarkistuksen edellyttämää kirjeenvaihtoa sekä löytäjien että rengastajien kanssa.